Menurut BroadwaysHR, business trip merupakan perjalanan yang dilakukan untuk kepentingan pekerjaan, seperti menghadiri pertemuan dengan klien, menjalin kerja sama, atau menjalankan agenda bisnis lainnya, baik di dalam maupun luar negeri. Kegiatan ini umumnya menjadi bagian dari strategi perusahaan untuk memperluas jaringan, mempromosikan bisnis, mengembangkan peluang kerja sama, dan sebagainya.

Nah, di balik agenda pekerjaan tersebut, business trip juga dapat menjadi kesempatan untuk memperluas relasi sekaligus membuka peluang yang berpotensi meningkatkan omzet perusahaan. Terlebih, jika pertemuan dengan klien berhasil menghasilkan kesepakatan atau kerja sama yang menguntungkan. Namun demikian, perjalanan bisnis atau business trip tidak selalu berjalan sesuai rencana.

Berbagai kendala dapat muncul selama perjalanan dan membuat agenda kerja menjadi kurang nyaman, bahkan mengganggu produktivitas. Oleh karena itu, penting untuk mempersiapkan business trip dengan baik dan menghindari sejumlah kesalahan yang sering terjadi. Lantas, apa saja kesalahannya? Yuk, simak!

Salah Pilih Tempat Menginap

Selama menjalani business trip, akomodasi menjadi salah satu hal penting yang perlu disiapkan dengan matang. Biasanya, pihak HRD sudah menentukan hotel untuk kebutuhan perjalanan dinas. Namun, jika Anda perlu memilih penginapan sendiri, pastikan hotel yang dipilih menawarkan fasilitas yang memadai, lokasi strategis, serta sesuai dengan budget perusahaan.

Sebaiknya, hindari memilih hotel yang lokasinya terlalu jauh dari tempat meeting atau memiliki fasilitas yang kurang mendukung kebutuhan selama perjalanan bisnis. Jarak yang terlalu jauh dapat membuat waktu perjalanan menjadi lebih panjang dan berisiko mengganggu jadwal meeting maupun agenda pekerjaan lainnya.

Apabila agenda business trip Anda berlangsung di pusat kota Jakarta, Holiday Inn & Suites Jakarta Gajah Mada dapat menjadi salah satu pilihan akomodasi. Hotel ini menyediakan berbagai fasilitas untuk menunjang kebutuhan perjalanan bisnis, termasuk pilihan meeting package. Selain itu, untuk yang memilki rencana pernikahan tersedia pilihan paket, seperti wedding package hotel di Jakarta.

Untuk mengetahui informasi lebih lengkap mengenai fasilitas, paket, dan layanan yang tersedia, Anda dapat mengunjungi website resmi Holiday Inn & Suites Jakarta Gajah Mada. Selain itu, Anda juga dapat menghubungi pihak hotel melalui WhatsApp di 081-7679-6800 atau mencari informasi terbaru melalui akun Instagram @holidayinnsuites.jakarta.

Kurang dalam Persiapan

Melakukan business trip membutuhkan persiapan yang matang agar perjalanan dan agenda kerja berjalan dengan lancar. Jika tidak, maka akan membuat Anda kesulitan dalam perjalanan. Untuk itu, sebaiknya siapkan dulu itinerary, jadwal harian, kebutuhan perjalanan sejak 2-3 hari sebelum jadwal keberangkatan.

Apabila business trip dilakukan ke luar negeri, pastikan dokumen-dokumen penting seperti tiket pesawat, paspor, visa, dan asuransi perjalanan sudah lengkap. Jangan lupa siapkan juga kartu provider serta metode pembayaran yang dapat digunakan saat di negara tujuan supaya business trip Anda terasa lebih praktis dan nyaman.

Tidak Menyimpan Nota atau Tanda Terima

Selama business trip, Anda mungkin perlu mengeluarkan biaya pribadi terlebih dahulu untuk kebutuhan perjalanan atau pekerjaan. Agar biaya tersebut dapat diajukan sebagai reimbursement kepada perusahaan, pastikan untuk menyimpan setiap nota, struk, atau bukti pembayaran dan jangan sampai hilang.

Bukti transaksi tersebut biasanya diperlukan sebagai dokumen pendukung saat mengajukan penggantian biaya. Jika tidak disimpan dengan baik, pengajuan reimbursement dapat terkendala sehingga Anda berisiko untuk menanggung semua biaya perjalanan bisnis tersebut secara pribadi.

Selain beberapa kesalahan di atas, selama business trip pastikan Anda tidak lalai dengan pekerjaan, ya. Tetap utamakan pekerjaan Anda saat business trip baru kemudian liburan tipis-tipis. Selamat business trip dan semoga lancar!