Dokumen merupakan bagian dari keseharian para pekerja. Entah itu dalam bentuk fisik atau digital, keseharian Anda pastinya akan diwarnai dengan hadirnya lembaran-lembaran dokumen ini. Jika hanya satu atau dua, mungkin kehadirannya tidak akan mengganggu. Namun jika ratusan atau ribuan dokumen yang harus dihadapi, tak heran jika Anda memerlukan tempat khusus untuk menyimpan dan menyortirnya. Kehadiran jasa penyimpanan dokumen memang bisa dijadikan pilihan, hanya saja ada juga beberapa hal sederhana yang bisa Anda lakukan. 
Berikut 4 hal sederhana yang bisa memudahkan Anda saat hendak mencari dokumen di saat genting:
Simpan di ruang khusus
Jika memungkinkan, simpan semua dokumen penting di dalam satu ruang. Terdengar sederhana, namun ternyata akan sangat memudahkan jika Anda membutuhkan dokumen di saat yang genting. Setiap kali hendak mencari dokumen, Anda tahu harus pergi ke mana. Tinggal beranjak saja ke ruang khusus penyimpanan dokumen.
Urutkan berdasarkan waktu
Selain menyimpan di ruang khusus, jangan lupa juga untuk sortir dokumen berdasarkan template tertentu. Misalnya saja, berdasarkan waktu: tanggal, bulan, dan tahun. Hal ini akan sangat membantu untuk mengurangi risiko dokumen tercampur aduk, sehingga Anda bisa mencari dokumen yang dibutuhkan dengan lebih mudah. Anda juga bisa memisahkan dokumen berdasarkan tahun atau kategori, misalnya, jika hal tersebut dirasa lebih memudahkan.
Digitalisasi dokumen
Di masa kerja hybrid seperti sekarang, di mana karyawan diperbolehkan bekerja dari rumah atau bahkan dari kantor, pertukaran dokumen fisik memang akan sangat menyulitkan. Nah, Anda bisa mulai memberlakukan digitalisasi dokumen dengan menyimpan dokumen dalam bentuk digital—beserta tanda tangan pengesahannya, untuk disimpan dalam satu drive khusus. Tentunya, hal ini akan sangat efisien mengingat Anda bisa mencari dokumen yang dibutuhkan kapan pun dan di mana pun.
Hancurkan dokumen lama
Salah satu penyebab mengapa dokumen sulit ditemukan meski sudah dipisah-pisahkan adalah karena dokumen tersebut masih tercampur dengan dokumen lama yang sudah kedaluwarsa. Untuk itu, ketika menyortir dokumen dengan metode waktu, segera pisahkan mana dokumen yang hendak kedaluwarsa atau bahkan sudah tidak digunakan lagi. Namun demikian, sebelum menghancurkan dokumen tersebut, jangan lupa simpan backup-nya dalam bentuk dokumen digital untuk berjaga-jaga jika suatu hari diperlukan.
Itu dia beberapa hal yang bisa dicoba untuk mempermudah pencarian dokumen di kantor. Atau, supaya semakin mudah, gunakan saja layanan penyimpanan berkas karena sangat bermanfaat.
Silakan diterapkan dan semoga bisa membantu Anda menata dokumen penting, ya!
