Penyusutan arsip menggunakan jasa pemusnahan arsip Crown Records Management (CRM). yang dapat membantu memusnahkan arsip dengan tetap mematuhi perlindungan data maupun lingkungan sangatlah penting dilakukan. Penyusutan arsip sendiri merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan, dan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna. (Perka No. 37 Tahun 2016)
Ditinjau dari sisi kepentingan penggunanya, nilai guna arsip sendiri terbagi menjadi dua bagian, yakni primer dan sekunder.
- Arsip Primer
Mengutip laman ngertihukum.id, arsip primer didasari dari kegunaannya untuk kepentingan intansi maupun lembaga yang menciptakan arsip tersebut. Yang mana, arsip primer ini mencakup, ALFRED.
- Administrative Value. Sesuai namanya, arsip ini digunakan untuk kepentingan administrasi. Contohnya, KTP (Kartu Tanda Penduduk) digunakan untuk syarat melamar pekerjaan maupun tes CPNS.
- Legality Value. Arsip ini biasanya kerap digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Misalnya, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang dijadikan bukti jika mahasiswa tersebut terdaftar di salah satu universitas.
- Financial Value. Arsip yang digunakan untuk kepentingan pengelolaan keuangan. Contohnya yaitu kuitansi yang umumnya dimanfaatkan untuk bukti penerimaan dan penyerahan sejumlah uang.
- Research Value. Arsip ini seringkali digunakan untuk penelitian, baik sebelum maupun sesudah penelitian. Untuk contohnya seperti laporan penelitian.
- Education Value. Arsip yang digunakan untuk dunia pendidikan. Contoh mudahnya adalah buku pelajaran.
- Documenter Value. Arsip yang memiliki nilai history atau pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah yang tidak bisa dilupakan, contohnya Naskah Proklamasi.
- Arsip Sekunder
Arsip sekunder merupakan nilai yang terkandung dalam sebuah arsip yang kegunaannya adalah untuk kalangan di luar pencipta arsip. Arsip sekunder biasanya meliputi:
- Nilai guna informasi. Arsip yang mengandung informasi untuk kepentingan penelitian maupun sejarah tanpa ada kaitannya dengan lembaga maupun instansi pembuatnya.
- Nilai guna pembuktian. Arsip yang mengandung keterangan maupun fakta yang menjelaskan tentang lembaga atau intansi.
Demikian penjelasan singkat terkait arsip primer dan sekunder. Bagaimana, apakah kamu sudah mengetahui perbedaan antara keduanya?